POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”), regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión (en adelante el “Tratamiento”) de Datos Personales que realiza MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. (en adelante, “la Compañía” o MARKEM), identificada con el NIT. 900.588.708-4, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la demás normativa aplicable, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

Esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de la Compañía en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de la Compañía. Todos los empleados de la Compañía deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de la Compañía se obliguen a cumplir esta Política. El incumplimiento de esta Política originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los Titulares de los datos y/o a la Compañía por el incumplimiento de Política o el indebido Tratamiento de Datos Personales.

1. DATOS DEL RESPONSABLE

MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos en la presente política. Esta actividad es realizada a través de todo el personal que en desarrollo de su labor recolecte, almacene, procese, rectifique, circule, actualice, comparta y elimine datos relacionados con el tipo de información a que se refiere la presente política de tratamiento. Los datos de esta sociedad son los siguientes:

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

NIT.: 900.588.708-4

DOMICILIO: PARQUE INDUSTRIAL ZILOG KM 9 VIA A TUBARA BG M 1 L 1

TELÉFONO (605) 3161363

CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@markem.com.co

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

En el desarrollo de su actividad industrial y comercializadora, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. recolecta, procesa y almacenas bases de datos, como elementos indispensables en el proceso contable y financiero. Estas son objeto del registro correspondiente en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas legales que la complementan. Otras bases se encuentran almacenadas de manera física, y no hacen parte del proceso de registro electrónico.

Las siguientes son bases de datos sometidas a RNBD, que corresponden a:

Clientes
Otros deudores
Obligaciones financieras
Cuentas por pagar
Proveedores
Personal vinculado
Personal No vinculado
Jubilados
Otros pasivos
Socios
Miembros de la Junta Directiva

4. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, Transferencia, Transmisión o supresión

ADOLESCENTE: Personas entre 12 y 18 años de edad (Código de la Infancia y de la Adolescencia, artículo 3).

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DERECHO DE HABEAS DATA: Conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRANSFERENCIA: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales en MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

El tratamiento de los datos personales tiene como finalidad general el cabal desarrollo de la actividad comercial a la cual MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. se encuentra dedicada, como lo son las actividades propias del giro ordinario de sus negocios como comercializador y promotor comercial. Además, esta podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. i) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; j) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

No obstante lo anterior, y de manera adicional, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. podrá, por si mismo o a través de Encargados del Tratamiento, recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus Grupos de Interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes y de conformidad con las siguientes directrices.

PARA CLIENTES

Los Datos Personales de clientes son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política.

La Compañía recoge los Datos Personales de los clientes a través de un formulario de registro en su página web, en eventos de la marca, entre otros. Esta información incluye datos tales como nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, entre otros datos de identificación. Adicionalmente, la Compañía puede procesar y almacenar Datos Personales en un servidor seguro ubicado en [●].[BS1] En ese orden, el responsable podrá utilizar los datos tratados para los siguientes fines:

Análisis de perfiles, tendencias y preferencias comerciales, prospección de necesidades comerciales, comportamiento y segmentación del mercado; gestión y fidelización de clientes.
- Ofrecimiento de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.

Expedición y recepción de cotizaciones, órdenes de compra, notas pedido y demás documentos soporte de una transacción.
Envío de pedidos y prestación de servicios contratados; procesos de evaluación y calificación de la calidad del producto o servicio prestado; y recepción y trámite de solicitudes de garantías de calidad de los productos o servicios.
Asesorías y valoraciones para uso de productos y servicios del Responsable y asistencia para toma de decisiones.
Estudios estadísticos de comportamiento de riesgo crediticio.
Consultas y reportes positivos y negativos de información comercial, financiera y crediticia a Operadores o Administradoras de Bases de Datos, Agencias de Información Comercial, Entidades Financieras y Crediticias y Centrales de Riesgo legalmente establecidas.
Verificación datos y referencias comerciales, financieras, bancarias y patrimoniales.
Suscripción y ejecución de contratos, títulos valores y otras obligaciones.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Gestión de facturación.
Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.
Identificación de deudores y codeudores.
Transporte de mercancía.
Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a la página web y a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento.
Soporte y mantenimiento de bienes y/o servicios prestados por el Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos.
Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la Presente Política de Privacidad.

Empleados

Los Datos Personales de candidatos, trabajadores y/o empleados, son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política. En ese orden, el responsable podrá utilizar los datos tratados para los siguientes fines:

Recolección de hojas de vida directamente del Titular o de terceras personas naturales o jurídicas que las remitan, bien sea de manera independiente, o por Encargo del Responsable del Tratamiento.
Desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación de referencias laborales y/o personales, entrevistas y pruebas médicas, psicotécnicas, validación de conocimientos y de competencias que se requieran.
Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
Obtener de centrales de datos o fuentes autorizadas información y referencias relativas a mi comportamiento comercial y crediticio, hábitos de pago, manejo de mis obligaciones en general y para consultar en cualquier momento con la asociación bancaria mi endeudamiento en el sistema financiero.
Vinculación laboral, suscripción de contratos laborales y/o de prestación de servicios, y acuerdos complementarios como, pero sin limitarse: confidencialidad, códigos de ética y de conflictos de intereses y declaraciones legales; y asignación de funciones.
Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, investigaciones (incluidas pruebas de polígrafo) y procesos disciplinarios, descargos y despidos con o sin justa causa.
Cumplimiento de obligaciones del Responsable del Tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes.
Capacitación y formación al personal directo e indirecto mediante programas de educación formales y no formales, congresos, seminarios, eventos, entre otros.
Evaluaciones de competencias y desempeño.
Descuentos al salario permitidos en normas vigentes, descuentos de nómina por concepto de préstamos y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
Publicaciones, especialmente la imagen personal, con fines de marketing, promociones, eventos, comercialización y promoción de productos y/o servicios relacionados con el objeto social del Responsable del Tratamiento y/o sus aliados estratégicos.
Entrega de dotación.
Contratación con terceros de servicios que beneficien a los empleados directos e indirectos y sus familias.
Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de Información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos.
Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
Suministro de información a Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
Control de horarios.
Creación, administración y cancelación de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento y cuentas de correo electrónico.
Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas.
Identificación y seguimiento de riesgos en la salud y seguridad en el trabajo, ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
Exámenes de egreso y entrevistas de retiro.
Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los Contratantes del Responsable del Tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por éste último en calidad de Contratista y/o Proveedor.

Contratistas

Los Datos Personales de contratistas son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política. En ese orden, el responsable podrá utilizar los datos tratados para los siguientes fines:

Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
Invitaciones a participar en licitaciones y/o contratación directa.
Desarrollo de procesos de licitación y/o contratación directa de productos y/o servicios.
Solicitud de referencias y certificados de terceros.
Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y financieros.
Adjudicación de contratos, contratación directa y/o emisión de órdenes de compra y/o de servicios, para la adquisición de bienes y/o servicios.
Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Gestión de pago.
Evaluación de los Contratistas y Proveedores; y trámite de solicitudes de garantías de calidad de los productos o servicios adquiridos.
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones en el marco de los contratos suscritos.
Contacto con los Proveedores y Contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compra emitidas.
Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, exclusiones por incumplimiento a los contratos suscritos.
Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los Contratistas y Proveedores y de sus colaboradores.
Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente – SSTA.
Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales.
Creación y administración de usuarios y contraseñas para el ingreso a los diferentes aplicativos, equipos tecnológicos y de cómputo del Responsable del Tratamiento.
Estudio y entrega de donaciones de a fundaciones y organizaciones sin ánimo de lucro.

Página web y redes sociales

En particular las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales recolectados a través de la página web son las siguientes:

Mejorar la experiencia de navegación en la página web de la Compañía, así como realizar mantenimiento y soporte de la página web.
Enviar información a los participantes actuales y futuros y a los usuarios de la página web sobre actuales y futuros concursos.
Enviar a los correos electrónicos, a través de redes sociales u otras plataformas de terceros, información sobre promociones, eventos, concursos que pudieran ser de interés, así como cualquier otra información relacionada con fines publicitarios.
Realizar actividades de inteligencia de mercado relacionados con la industria de la cual hace parte el responsable.
Transferir los Datos Personales de los participantes y usuarios de la página web en el marco de la definición, estructuración y ejecución de transacciones estratégicas, tales como la venta de activos en caso de que la Compañía o partes de su negocio sean vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.
Transmitir los Datos Personales de los participantes y usuarios de la página web para que sean tratados por terceros, en calidad de Encargados (por ejemplo, terceras empresas de marketing), ubicados en Colombia o por fuera del país, para las finalidades anteriormente señaladas.

Información recopilada por medio de la visita a la página web:

Cada vez que un usuario navega por la web: www.markem.com.co visita páginas o descarga información, los ordenadores de la Compañía registran automáticamente determinada información sobre la visita desde el ordenador que utiliza el usuario para acceder a la página web.

COOKIES

MARKEM recopila información independientemente de si el usuario o visitante se haya registrado o no, y puede asociar dichos datos de seguimiento a su cuenta (si tiene una). Además, los anunciantes y terceros pueden recopilar información sobre su actividad en la página web de MARKEM, y cualquier otro sitio web vinculado a MARKEM, en dispositivos relacionados con el Titular y en sitios y aplicaciones de terceros mediante cookies y otras tecnologías de seguimiento y publicidad.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

8. DEBERES DE MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

10. AVISO DE PRIVACIDAD.

En el evento en el que MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

12. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL.

El ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico protecciondedatos@markem.com.co, llamar a la línea telefónica de MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S., teléfono (5) 3856222, o radicarla en la siguiente dirección que correspondientes a nuestras oficinas PARQUE INDUSTRIAL ZILOG KM 9 VIA A TUBARA BG M 1 L 1.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQR´s, conforme a lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.4. 1. del Decreto 1074 de 2015:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del Titular, de lo cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.

13. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. procederá a publicar un aviso en su página web oficial dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesaria para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y la Compañía no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de un pedido expreso del Titular o personas legitimadas de conformidad con la normativa nacional.

15. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

16. MECANISMO PARA INFORMAR VIOLACIONES A LOS CODIGOS DE SEGURIDAD

En caso de violación a los códigos de seguridad implementados en MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S., el encargado debe informar a el Departamento Jurídico de la situación para que posteriormente se informe a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de comunicado por escrito explicando lo ocurrido y estableciendo el plan de acción para eliminar la causa raíz de la violación de los códigos de seguridad. La violación de los códigos de seguridad se puede originar por los siguientes aspectos:

Robo de Información de los titulares de MARKEM – ESPACIO INTELIGENTE S.A.S., a través de ataques informáticos (Spyware, Troyanos e Ingeniería Social),
Dejar información de datos personales expuesta para consulta de usuarios que no lo requieran,
Perdida de información de los titulares por fallas en la tecnología, en los procesos, errores humanos o eventos externos (Terremotos, Atentados Terroristas, Incendios e Inundaciones).

17. AUTORIDAD EN PROTECCION DE DATOS

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que el tratamiento de datos se respete los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley. Las funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) son las siguientes:

Velar por el cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos personales
Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data. Para el efecto, siempre que se desconozca el derecho, podrá disponer que se conceda el acceso y suministro de los datos, la rectificación, actualización o supresión de los mismos
Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de la solicitud y de las pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva
Promover y divulgar los derechos de las personas en relación con el Tratamiento de datos personales e implementara campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos
Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley
Solicitar a los responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones
Proferir las declaraciones de conformidad sobre las transferencias internacionales de datos.
Administrar el Registro Nacional Público de Bases de Datos y emitir las órdenes y los actos necesarios para su administración y funcionamiento
Sugerir o recomendar los ajustes, correctivos o adecuaciones a la normatividad que resulten acordes con la evolución tecnológica, informática o comunicacional
Requerir la colaboración de entidades internacionales o extranjeras cuando se afecten los derechos de los Titulares fuera del territorio colombiano con ocasión, entre otras, de la recolección internacional de datos personales.

18. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 01 de Octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 01 de Octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del correo electrónico protecciondedatos@markem.com.co

Atentamente,

MARKEM ESPACIO INTELIGENTE S.A.S.

DOMICILIO: PARQUE INDUSTRIAL ZILOG KM 9 VIA A TUBARA BG M 1 L 1

Teléfono: (605) 3161363

Correo electrónico: protecciondedatos@markem.com.co [BS1]

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